A administração dos funcionários do condomínio é a área que envolve maior responsabilidade do síndico e também a que mais consome recursos da arrecadação mensal. Sua participação corresponde a aproximadamente 50% do total das despesas.
É comum o síndico transmitir parte de suas responsabilidade para uma administradora, a qual deverá, entre outras atividades, selecionar admitir, efetuar a divisão das atribuições e funções, calcular a folha de pagamento e os encargos sociais, montar o horário de trabalho, escala de folga e férias. O não cumprimento de qualquer dessas funções, conforme estabelecido pela legislação, poderá acarretar ações na justiça. Tentando fugir dessas obrigações e também diminuir o valor gasto com os funcionários, muitos síndicos têm optado pela terceirização, principalmente nos postos de portaria e faxina. Essa opção, para que não cause problemas futuros, deverá ser feita com a participação dos condôminos, uma vez que envolve muitas obrigações, respondendo o condomínio solidariamente com a empresa contratada (Enunciado nº 331 do TST).
Antecedentes - Para que haja maior tranqüilidade, o síndico deverá levantar os antecedentes das empresas, que farão parte da concorrência. Verificar se existem ações na Justiça do Trabalho e se a empresa está legalmente constituída de acordo com o Novo Código Civil. Quem são os sócios, e quem é o responsável pela administração da empresa. Poderá auxiliar na escolha uma visita de surpresa em alguns prédios e a conversa com alguns funcionários para avaliar o grau de satisfação com a empresa.
A contratada, segundo a Ordem de Serviço nº 209/99, Instruções Normativa 69, 71 e 80/2002, deverá, entre outras exigência, apresentar mensalmente os seguintes documentos: cópia da Carteira de Trabalho de cada profissional que trabalhará diariamente no condomínio; guia mensal de FGTS e INSS; Folha de Pagamento e cópia do seguro dos funcionários. A folha de pagamento deverá ser distinta para cada estabelecimento e deverá conter: nome do segurado, cargo ou função; remuneração; e os descontos legais. A GFIP também deverá ser distinta para cada estabelecimento.
Sobre o valor do serviço prestado caberá o descontado de 11%, devendo o condomínio, em nome da empresa, efetuar o recolhimento ao INSS. Segundo as normas, “a retenção sempre se presumirá feita pela contratante, não lhe sendo lícito alegar qualquer omissão para se eximir do recolhimento, ficando diretamente responsável pela importância que deixar de reter ou tiver retido em desacordo com a legislação”.
Vínculo - Outro ponto de atenção para se evitar ações na justiça provenientes de funcionários terceirizados é não criar vínculo empregatício. Esse vínculo poderá advir, por exemplo, das ordens dada pelo zelador (funcionário contrato do condomínio) ou pelo síndico aos porteiros (funcionários terceirizados). A supervisão sempre deverá ser feita pelo coordenador da empresa.
Existem no mercado boas empresas que trabalham com seriedade e muita responsabilidade. Uma escolha cautelosa e o acompanhamento atento da administradora deixarão o síndico tranqüilo e os moradores satisfeitos.

Autora: Rosely Benevides de Oliveira Schwartz é consultora de condomínio, autora do livro “Revolucionando o Condomínio” - Editora Saraiva., ministra o curso de Administração de Condomínio na FMU e participa do site: www.ocondominio.com.br .